Import zwolnień lekarskich z eZUS do Comarch Optima: instrukcja dla biura

Co musisz mieć, zanim zaczniesz

• dostęp do konta płatnika w eZUS (dla biura: konto firmy klienta),
• w Optimie operatora z zaznaczonym „Prawo do pobierania nieobecności z eZUS” (Start / Konfiguracja / Program / Użytkowe / Operatorzy, zakładka Parametry, Księgowość, Płace i Kadry; administratorzy mają je domyślnie),
• w konfiguracji firmy zaznaczone „Zastąp obecność/nieobecność pracownika zwolnieniem pobranym z e-ZUS” (Start / Konfiguracja / Firma / Płace / Parametry / Dane kadrowe i deklaracje).

Krok po kroku

1. Zaloguj się do eZUS i wejdź w raporty e-ZLA

   Konto płatnika, w menu bocznym e-ZLA, zakładka Raporty. Jeśli jest już aktywny harmonogram, przejdź od razu do kroku 4.

2. Zamów raport cykliczny

   Kliknij „Zamów raport cykliczny”. W oknie Ustawienia po kolei:

   • Grupa tytułów ubezpieczenia: Wszystkie.
   • Ustaw raporty cykliczne: włączone.
   • Powtarzaj co: Dzień.
   • Początek generowania raportów: dzisiejsza data.
   • Bezterminowo: zaznaczone.
   • Dołącz dokumenty ZLA i ZLA/K w formie plików XML: tych dwóch pól nie zaznaczaj, do importu wystarczy sam raport.

   

   Raport cykliczny obejmuje zwolnienia od początku roku, więc osobny raport za wcześniejsze tygodnie nie jest potrzebny.

   Niżej, w części Pobieranie raportów:

   • Adres e-mail (login): adres, który widzą wszyscy pełnomocnicy, np. kadrowy adres biura. Na niego przyjdzie wiadomość o gotowym raporcie.
   • Hasło do pliku ZIP zawierającego raport: wygeneruj poniżej. To jedno hasło służy i do logowania przy pobieraniu, i do otwarcia pliku ZIP.
   • Zapisz.

   

   ZUS wymaga co najmniej 12 znaków, wielkiej i małej litery, cyfry i znaku specjalnego, bez polskich liter. Generator spełnia te warunki. Hasło powstaje w Twojej przeglądarce i nigdzie nie jest wysyłane. Zapisz je tam, gdzie biuro trzyma hasła.

   Hasło (logowanie i ZIP)…Kopiuj

   Wygeneruj nowe

3. Poczekaj do jutra

   ZUS generuje raporty w nocy. Gdy raport będzie gotowy, dostaniesz e-mail z ZUS, że raport został wygenerowany. Pierwsze zwolnienia zobaczysz w Optimie najwcześniej następnego dnia. Wcześniej Optima zgłosi, że hasło jest niepoprawne, chociaż wpisane dobrze. To normalne: raportu jeszcze nie ma.

4. Pobierz zwolnienia w Optimie

   Uruchom „Pobierz z eZUS”. Za pierwszym razem Optima otworzy okno Logowanie do eZUS: podaj adres e-mail (login) i hasło z eZUS. W polach „Hasło do usługi” i „Hasło do pliku zip zawierającego raport” wpisz to samo hasło, to z generatora z kroku 2. Optima zapamięta je w konfiguracji firmy (Płace / eZUS) i przy kolejnych pobraniach nie zapyta.

   

5. Przenieś zwolnienia do nieobecności

   W oknie „Zaświadczenia lekarskie w eZUS” zaznacz zwolnienia (domyślnie zaznaczone są te z najnowszego raportu) i kliknij „Przenieś do (Nie)obecności”. Log pokaże, komu dodano nieobecność, a kogo pominięto i dlaczego.

Dlaczego może nie działać?

Optima pisze „niepoprawne hasło”, choć jest dobre? Raport jeszcze nie powstał. ZUS generuje go w nocy, poczekaj na e-mail z ZUS i spróbuj następnego dnia.

Nadal „niepoprawne hasło” po e-mailu z ZUS? Sprawdź, czy w Optimie w obu polach jest to samo hasło. Hasło do logowania i hasło do pliku ZIP to jedno hasło z eZUS.

Import przeszedł, ale zwolnienie nie weszło? W tym okresie jest już rozliczona nieobecność, np. w zamkniętej wypłacie, albo urlop bezpłatny, macierzyński, rodzicielski lub wychowawczy. Optima takiego zwolnienia nie nadpisze. Przyczynę pokaże log.

Pracownik w ogóle się nie pojawił? Pracownicy są dopasowywani po numerze PESEL albo paszportu. Kogo nie ma w kadrach albo ma inny numer, ten nie dostanie nieobecności.

Jak zacząć u siebie?

Instrukcja wystarczy, żeby ustawić to samemu, firma po firmie. Jeśli prowadzisz kadry wielu klientów i wolisz, żebym podłączył to w Twoim biurze za jednym razem, napisz albo zadzwoń: 737 458 879.

Źródła: dokumentacja Comarch, ustawienia po stronie eZUS i import e-zwolnień z PUE.