Krok 1
Mówisz, co ma się dziać
Telefon, mail albo formularz. Nie musisz znać technicznej nazwy — wystarczy „co miesiąc przepisujemy ręcznie rozliczenia z faktoringu”. Z tego robi się zadanie.
dla właścicielek i właścicieli biur rachunkowych
Cyfryzacja biura rachunkowego nie powinna wymagać fakultetu z informatyki.
KSeF, integracje, importy i kolejne „ułatwienia” miały usprawniać pracę. W praktyce często dokładają techniczne decyzje, testy i problemy, którymi ktoś musi się zająć.
Pomagam połączyć programy z tym, jak naprawdę pracuje biuro — bez wciskania rewolucji i bez odpowiedzi „nie da się” przy pierwszym nietypowym pytaniu.
[ 01 ]
Cyfrowo nie zawsze znaczy prościej.
Ręcznie bywa wolniej, ale przynajmniej wiadomo, że działa. Zmiana wymaga czasu, testów i pewności, że przed ważnym terminem nic się nie rozsypie. Dlatego wiele procesów zostaje w starej formie, nawet gdy wszyscy wiedzą, że można byłoby zrobić je szybciej.
A gdy pytasz serwisanta programu o nietypowy import, raport albo automatyzację, prawie zawsze słyszysz to samo zdanie.
Właśnie tam zaczyna się moja praca — pomiędzy programem księgowym, technologią i realnym sposobem działania biura.
serwisant programu, przez telefon:„Nie da się!”
Prawie zawsze da się. To zdanie znaczy zwykle tyle, że w programie nie ma na to gotowego przycisku — i że nikomu nie chce się go dorobić. Mnie się chce.
[ 02 ]
Co konkretnie można usprawnić?
Trzy obszary, w których biura tracą najwięcej czasu — i przykłady prosto z wdrożeń.
Importy i rozliczenia
Dokumenty i płatności trafiają do programu księgowego bez ręcznego poprawiania.
- Faktury z Fakturowni i e-commerce wchodzą do Rewizora z właściwym oznaczeniem rodzaju — VAT OSS, WDT, WNT, eksport i import towarów, faktury do paragonu (FP) i korekty, które dziedziczą typ faktury źródłowej. Same paragony zostają za drzwiami. Bez przeklikiwania każdego zapisu z osobna.
- Wyciągi i faktury księgują się według schematów dekretacji — mniej ręcznego wybierania kont, mniej pomyłek. Nie ma zduplikowanych rozrachunków.
- Płatności z Allegro i PayU rozliczają się hurtowo — zamiast dopasowywania każdej transakcji osobno.
Raporty i dane
Liczby, które już są w systemie, zaczynają być widoczne — bez przepisywania.
- Raport zaksięgowanych dokumentów per klient — ile dokumentów zaksięgowano dla każdego klienta w miesiącu. Powstaje sam, prosto z bazy programu. Widzisz, kto ile pracy kosztuje, i wyceniasz obsługę na liczbach, a nie na wyczuciu.
- Excel sam pobiera aktualne dane z bazy — czas pracy, urlopy, nieobecności, bez ręcznego przepisywania.
- Powstają raporty, których nie ma w standardzie programu — dopasowane do tego, jak biuro naprawdę pracuje.
Automatyzacja pracy
Powtarzalne czynności przejmuje komputer, a ludzie robią księgowość.
- Czas pracy liczy się bez „start” i „stop” — system sam rozpoznaje pracę dla klienta i buduje raport.
- Załączniki z poczty same trafiają na miejsce — zamiast ręcznego „zapisz jako” sto razy dziennie.
- Comiesięczne czynności dzieją się same — jeśli coś robisz zawsze tak samo, może to robić program.
[ 03 ]
Jak wygląda współpraca przy konkretnym projekcie?
Etapy porządkowania biura to plan na miesiące. Ale zwykle zaczyna się od jednej rzeczy, która pali się dziś: importu rozliczeń z faktoringiem, importu bilansu otwarcia, schematu dekretacji albo raportu, którego nie ma w programie. Tak wygląda droga od pomysłu do działającej automatyzacji.
Krok 2
Oglądam dane i wyceniam
Proszę o przykładowy plik i patrzę, jak wygląda dziś. Wycena idzie po tym, jak zobaczę dane — nigdy w ciemno. Pierwsze rozeznanie jest bezpłatne.
Krok 3
Buduję automatyzację krok po kroku
Najpierw prototyp na Twoich danych, żebyś zobaczył wynik, zanim zapłacisz za całość. Potem kolejne kroki — każdy działa sam z siebie i jest rozliczany osobno.
Krok 4
Oddaję z instrukcją
Pokazuję obsługę, zostawiam instrukcję i jestem pod mailem. Spotkanie można nagrać, żeby wrócić do niego za pół roku.
[ 04 ]
Porządkowanie biura etapami
Masz nie jeden problem, tylko kilka naraz? Przez lata w biurze zbierają się procesy robione ręcznie, ograniczenia programu i rozwiązania „na razie zostawione, bo działają”.
Nie trzeba zmieniać wszystkiego jednego dnia. Idziemy etapami: ja wdrażam jedno usprawnienie, Ty sprawdzasz je w codziennej pracy — i dopiero wtedy decydujemy o następnym kroku. Kolejność wygląda tak:
- 01 Rozpoznanie wroga Najlepszy program to taki, który się zna. Najpierw rozmawiamy, a potem siadam i patrzę, jak księgujecie kilka przykładowych spółek. Nic nie proponuję, zanim tego nie zobaczę.
- 02 Konfiguracja programu do pracy Bardzo często żmudna, ręczna robota bierze się ze złej konfiguracji na starcie. Naprawiam te błędy u źródła, zamiast obchodzić je kolejnymi dodatkami.
- 03 Pierwsze usprawnienie — tam, gdzie boli najbardziej Schematy dekretacji, schematy wyciągów bankowych, zduplikowane rozrachunki. Zaczynamy od największego bólu, nie od tego, co najłatwiej zrobić.
- 04 Kolejne etapy usprawnień Po jednym, w tempie biura. Każde wdrożenie ma czas obronić się w praktyce, zanim ruszymy dalej.
- 05 Zaawansowane raporty i rozwiązania pod branżę Na końcu to, co szyte na miarę — raporty i rozwiązania pod konkretną branżę albo konkretnego klienta.
[ 05 ]
Na jakich programach rozwiązywałem problemy?
Nie jestem związany z jednym producentem. Patrzę praktycznie: z jakiego systemu korzysta biuro, gdzie proces się zacina i co trzeba zrobić, żeby ludzie mogli normalnie pracować.
Najlepiej znam:
InsERT nexo
InsERT GT
Symfonia FK
Fakturownia
Pracowałem też na:
RAKS SQL
Buchalter
eMSzmal
WAPRO
Płatnik
wFirma
taxeon.pl
TaxPro
KrawiecFK
PuzzleDB
BaseLinker
Allegro
PayU
Przelewy24
Tpay
eMAG
Booksy
KSeF
wyciągi MT940 / STA
Księgowość jest jedna. Każdy program inaczej pokazuje dane i inaczej nazywa te same rzeczy, ale logika pod spodem się nie zmienia: dokument, dekret, konto, rozrachunek.
Dlatego przesiadka między programami przypomina jazdę cudzym samochodem. Kierownica, pedały i skrzynia są tam, gdzie zawsze — inaczej rozłożone są tylko przyciski. Jak wiesz, co chcesz zrobić, znalezienie gdzie to kliknąć jest kwestią chwili.
To dlatego lista jest długa: nie uczę się każdego programu od zera, tylko szukam w nim rzeczy, które i tak muszą tam być.
Biura, którym pomagałem
Biura rachunkowe z różnych części Polski — od pojedynczych problemów z importem po wdrożenia rozwijane w kolejnych etapach.
[ 06 ]
Wybrane realizacje
Nietypowe problemy rzadko mają gotowy przycisk w programie. Czasem trzeba poprawić przepływ danych, zmienić format pliku albo przenieść informacje między systemami, które nie zostały stworzone do współpracy.
Odzyskiwanie nagrań z monitoringu
Nagrania z monitoringu się nie otwierały. Trzeba było odzyskać to, co ważne.
Poznaj historię →System biletowy dla teatru
Poznaj historię →
[ 07 ]
Z kim będziesz współpracować?
Nazywam się Krzysztof. Jestem przedsiębiorcą, informatykiem i księgowym.
Rozumiem programy, ale też terminy księgowe, procesy i realia prowadzenia firmy. Nie patrzę wyłącznie na błąd w programie — chcę wiedzieć, co miało się wydarzyć i po co jest to potrzebne w codziennej pracy biura.
Tłumaczę po ludzku, bez oceniania. Lubię szukać rozwiązań szczególnie tam, gdzie pierwsza odpowiedź brzmi: „nie da się”.
Najczęściej pracuję zdalnie, ale mogę też przyjechać na miejsce.
Nie musisz znać języka informatyków. To ja mam zrozumieć język Twojego biura.
[ 08 ]
Najnowsze z poradnika
Instrukcje i notatki techniczne pisane dla księgowych, nie dla informatyków. Krótko, po polsku, z obrazkami.
Projekty dla żony
ShopPair — jak znaleźć dwa sklepy obok siebie
Żona ciągle pytała mnie, które sklepy mieszczą się najbliżej siebie, żeby załatwić zakupy jednym wyjazdem. Zamiast odpowiadać za każdym razem, napisałem narzędzie, które rozwiązuje to raz a na zawsze.
Czytaj
Problemy i błędy
Zmiany w Profilu Zaufanym — czyli dlaczego nagle nie podpiszesz sprawozdania
Spokojnie. Sprawa wygląda groźniej, niż jest w rzeczywistości — i za chwilę przeprowadzę Cię przez nią krok po kroku.
Czytaj
Programy księgowe
Masowe przypisywanie kontrahentów do Operacji Bankowych w InsERT nexo – koniec ręcznego klikania
Niech pierwszy rzuci kamieniem ten, kto nie ma u klienta dużej ilości płatności kartą od jednego i tego samego klienta. Numeru bankowego z o...
Czytaj
[ 09 ]
Nie musisz wiedzieć, jak technicznie nazwać temat.
Napisz, co robisz teraz, co miało się wydarzyć i gdzie proces się zatrzymuje. Pierwsze rozeznanie jest bezpłatne — czasem wystarczy rozmowa lub przykładowy plik.