Biuro Rachunkowe Rachmistrz Sp. z o.o. · 23 września 2026

Oferta wdrożenia Czasomierza

Szanowna Pani Katarzyno,

dziękuję za rozmowę. Zgodnie z ustaleniami przedstawiam ofertę wdrożenia Czasomierza na 9 stanowiskach. Biuro pracuje na: InsERT nexo, podatkipodatki.pl, Saldeo, Płatnik.

Czasomierz pokazuje, ile czasu zespół biura poświęca każdemu klientowi. Poniżej po kolei: czym jest, jakie raporty daje, jak przebiega wdrożenie i jaki jest koszt.

01 Czym jest Czasomierz

Na każdym komputerze pracownika działa niewielki program, który zapisuje, przy którym kliencie ktoś w danej chwili pracuje. Rozpoznaje to po otwartych oknach: firmie w InsERT nexo, w Płatniku, w podatkipodatki.pl, w poczcie i w przeglądarce. Pracownik niczego nie klika ani nie wpisuje.

Rozpoznawanie klienta w Saldeo sprawdzimy na pierwszych danych i w razie potrzeby dopiszę je do wdrożenia.

Wynik oglądają Państwo w aplikacji „Raporty dla Biur Rachunkowych", w zakładce Czasomierz: czas poświęcony każdemu klientowi, przez każdego pracownika, na każdą czynność. Na tej podstawie łatwo ustalić cennik oparty na faktycznym nakładzie pracy.

1. StacjaProgram rejestruje aktywne okno i czas bezczynności

2. PrzeglądarkaWtyczka rozpoznaje klienta i NIP na stronach używanych przez biuro

3. FolderDane trafiają do wspólnego folderu w sieci biura: co godzinę i przy wyłączaniu komputera

4. RaportAplikacja składa dane w raporty per klient i per pracownik

Dane nie opuszczają biura. Folder z danymi znajduje się u Państwa, a aplikacja liczy raporty na Państwa komputerze. Nic nie jest przesyłane na zewnątrz.

02 Jakie raporty otrzymują Państwo

PrzeglądLiczba stanowisk, łączny czas aktywny, dni z pracą, średnia na dzień. Widać też, czy wszystkie stacje przesyłają dane.

Klienci biuraKlient × pracownik × program, w godzinach. Dla każdej firmy: czas aktywny, czas bezczynności, udział aktywności.

PracownikCzas aktywny dziennie oraz mapa dzień tygodnia × godzina.

ObecnośćGodziny rozpoczęcia i zakończenia pracy przy komputerze, dzień po dniu.

AplikacjeIle godzin w nexo, w Płatniku, w Excelu, w poczcie, w przeglądarce.

WWW i PocztaStrony i skrzynka pocztowa: ile czasu, u którego klienta, jakie typy dokumentów.

TimelineOś czasu jednego dnia na jednym stanowisku, minuta po minucie.

EksportKażde zestawienie można zapisać do Excela, do dalszej pracy lub do faktury.

Klienci biura: czas aktywny na każdego klienta w wybranym okresie

Jeden klient: kto, w jakim programie, ile godzin

Pracownik: czas aktywny dziennie i rozkład dzień tygodnia × godzina

03 Jak często aktualizują się dane

Każda stacja kopiuje swoje dane do wspólnego folderu w ustalonym rytmie. Częstotliwość synchronizacji ustawiamy przy wdrożeniu. Zalecam raz na godzinę oraz dodatkowo przy wyłączaniu komputera, żeby dzień zamykał się kompletem danych. Raporty w aplikacji pokazują stan do ostatniej synchronizacji.

04 Co widzi pracownik

Z ikoną w zasobniku systemowymPracownik widzi, że program działa, i może go wyłączyć.

Bez ikonyProgram działa w tle; nie da się go przypadkiem zamknąć.

Wariant wybieramy przy wdrożeniu. Według Kodeksu pracy pracodawca informuje pracowników o rejestracji czasu pracy dwa tygodnie przed jej uruchomieniem.

Dwie rzeczy, które moim zdaniem warto zrobić. Po pierwsze, pracownicy powinni mieć wgląd we własne dane. Po drugie, warto im wyjaśnić, o co chodzi: to nie jest kontrola pracownika, tylko rzeczywisty czas poświęcony każdemu klientowi. Chodzi o to, żeby biuro wiedziało, który klient wymaga najwięcej czasu, i mogło to uwzględnić w cenniku.

05 Przebieg wdrożenia, zdalnie

Instalacja na stacjach. Około 15 minut na komputer, zdalnie, w uzgodnionej porze.
Wspólny folder. Wskazują Państwo komputer w biurze, na którym mają być dane. Konfiguracja jest po mojej stronie.
Dopasowanie do listy klientów. Konfigurujemy, skąd raport bierze nazwy firm i NIP-y; docelowo z Państwa programu księgowego. Ten element dostrajamy w trakcie wdrożenia na Państwa danych, bo każde biuro ma inaczej ułożoną kartotekę klientów.
Pierwsze dane tego samego dnia. Po pierwszej synchronizacji przeglądamy je wspólnie i dostrajamy ustawienia.

06 Koszt

Koszt wdrożenia, jednorazowo

150 zł netto × 9 komputerów	1 350 zł
VAT 23%	310,50 zł
Razem brutto	1 660,50 zł

Koszt miesięczny, za stację roboczą

19 zł netto × 9 stacji	171 zł
VAT 23%	39,33 zł
Razem brutto miesięcznie	210,33 zł

Opłata miesięczna obejmuje aktualizacje aplikacji. Liczba stacji może się zmieniać z miesiąca na miesiąc.

Niniejsza propozycja ma charakter informacyjny i nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu cywilnego. Warunki potwierdzamy w zamówieniu lub umowie.

07 Pytania przed wdrożeniem

Kilka pytań technicznych, na które potrzebuję odpowiedzi przed pierwszą instalacją. Możemy je omówić telefonicznie, mogą Państwo przesłać je do swojej firmy od IT albo odpisać mailem. Nie trzeba znać odpowiedzi na wszystkie od razu.

Stanowiska. Ile komputerów, jak się nazywają i kto na nich pracuje? Czy któreś jest współdzielone?
Sposób pracy. Programy uruchamiane lokalnie na komputerach czy na serwerze terminalowym? Windows 10 czy 11?
Uprawnienia i antywirus. Czy na czas instalacji będą uprawnienia administratora? Jaki antywirus jest na stacjach?
Wspólny folder. Czy jest komputer lub serwer działający cały dzień, na którym może być folder z danymi dostępny dla wszystkich stacji?
Dostęp zdalny. AnyDesk czy TeamViewer, i w jakich godzinach mogę się łączyć?
Lista klientów. Pobierana z programu księgowego czy przekazana w arkuszu? Jeśli z programu, potrzebny jest dostęp do bazy; dane są tylko odczytywane, wystarczy konto z prawem odczytu.

Następny krok

Proszę o dwa dogodne terminy instalacji. Najszybciej telefonicznie albo mailem, odpowiadam tego samego dnia.

Telefon: 737 458 ***879 kontakt [at] panodit [dot] pl

Z pozdrowieniami,
Krzysztof · Pan od Informatyki